HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ VÀ HOÀN TIỀN “CHƯƠNG TRÌNH HOÀN PHÍ KHÁM” TẠI CIRCA
Đặt lịch khám qua Circa giúp bạn chủ động chọn phòng khám, nhận xác nhận lịch qua Zalo và được hoàn phí khám tối đa 150.000đ/lần sau khi gửi đủ hồ sơ. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước trên điện thoại, kèm ảnh chụp màn hình thực tế để bạn làm theo dễ dàng.
Tóm tắt quy trình
- Đặt lịch khám trên website circa.vn hoặc ứng dụng Circa.
- Đi khám theo lịch đã được phòng khám xác nhận.
- Gửi yêu cầu hoàn phí: tải ảnh toa thuốc, phiếu khám và nhập số tài khoản ngân hàng.
- Nhận tiền hoàn sau khi Circa duyệt hồ sơ.
Điều kiện và mức hoàn phí khám tại Circa
Trước khi đặt lịch, bạn nên nắm các điều kiện chính của chương trình để hồ sơ hoàn phí được duyệt nhanh:
| Nội dung | Quy định |
| Mức hoàn phí | 150.000đ/lần khám |
| Số lần áp dụng | Tối đa 2 lần/tháng trên một tài khoản |
| Điều kiện bắt buộc | Phải đặt lịch qua Circa trước khi đi khám, đúng phòng khám đã đặt |
| Hạn gửi yêu cầu hoàn phí | Trong vòng 7 ngày kể từ ngày khám |
| Hồ sơ cần có | Ảnh toa thuốc, ảnh phiếu khám, ảnh bảng hiệu/quầy lễ tân phòng khám và số tài khoản ngân hàng nhận tiền |
Lưu ý: Điều kiện và mức hoàn phí có thể thay đổi theo từng thời điểm. Vui lòng kiểm tra thông tin hiển thị trên Circa khi đặt lịch.
Bước 1: Vào mục “Đặt lịch khám” trên circa.vn
Mở trình duyệt và truy cập circa.vn (hoặc mở ứng dụng Circa). Tại trang chủ, chọn biểu tượng “Đặt lịch khám” – biểu tượng có nhãn -150k.
Bạn sẽ được chuyển đến trang Phòng khám chuyên khoa do Circa tuyển chọn. Tại đây có 2 nút chính:
- Tìm phòng khám & đặt lịch: dùng khi bạn chuẩn bị đi khám.
- Yêu cầu hoàn phí: dùng sau khi đã khám xong để gửi hồ sơ nhận tiền hoàn.
Nhấn “Tìm phòng khám & đặt lịch” để bắt đầu
Bước 2: Tìm phòng khám phù hợp
Nhập tên phòng khám hoặc chuyên khoa vào ô tìm kiếm rồi nhấn “Tìm”. Bạn cũng có thể lọc theo chuyên khoa hoặc nhấn “Tìm phòng khám gần tôi” để xem các phòng khám ở gần vị trí hiện tại.
Mỗi phòng khám hiển thị tên, chuyên khoa, đánh giá, địa chỉ và trạng thái mở cửa. Nhấn “Đặt lịch” trên phòng khám bạn muốn đến (hoặc “Gọi” nếu cần hỏi thêm thông tin).
Bước 3: Đăng nhập bằng số điện thoại và mã xác thực Zalo
Nếu chưa đăng nhập, Circa sẽ yêu cầu bạn nhập số điện thoại và nhấn “Gửi mã xác thực qua Zalo”. Mã xác thực sẽ được gửi về Zalo OA Circa pharmacy, có hiệu lực trong 5 phút.
Lưu ý: Hãy dùng đúng số điện thoại của người đặt lịch và giữ nguyên số này khi gửi hồ sơ hoàn phí. Tuyệt đối không chia sẻ mã xác thực cho bất kỳ ai.
Bước 4: Điền thông tin đặt lịch khám
Sau khi đăng nhập, form Đặt lịch khám của phòng khám đã chọn sẽ hiện ra. Bạn điền các thông tin sau:
- Đặt khám cho thành viên nhóm gia đình: chọn “Bản thân tôi” hoặc một thành viên trong nhóm gia đình để tự động điền thông tin.
- Ngày mong muốn và Buổi (sáng/chiều/tối).
- Tên người khám bệnh (bắt buộc) – ghi đúng họ tên sẽ xuất hiện trên phiếu khám.
- Số điện thoại (bắt buộc) và Email.
Điền ngày, buổi khám và thông tin người đi khám
Tiếp theo, chọn Dịch vụ phù hợp:
- Phí khám bệnh: khám, tư vấn với bác sĩ.
- Các dịch vụ như siêu âm (tổng quát, sản phụ khoa…), X-quang, xét nghiệm máu…
Cuối cùng, mô tả ngắn lý do khám (giúp phòng khám chuẩn bị tốt hơn), chọn nguồn bạn biết đến chương trình và nhấn “Gửi yêu cầu đặt lịch”.
Bước 5: Nhận mã đặt lịch và xác nhận qua Zalo
Khi đặt lịch thành công, màn hình sẽ hiển thị mã đặt lịch (dạng BK-NămThángNgày-xxxxxx) và thông báo phòng khám sẽ liên hệ bạn trong 24 giờ để xác nhận lịch.
Đặt lịch thành công: lưu lại mã đặt lịch và đọc phần “Chuẩn bị khi đi khám”
Đồng thời, Zalo OA Circa pharmacy sẽ gửi tin nhắn cập nhật lịch khám gồm: mã đặt lịch, trạng thái (ví dụ: Đã tiếp nhận), tên phòng khám và thời gian khám dự kiến. Nhấn “Xem chi tiết lịch khám” để theo dõi.
Bạn cũng có thể xem lại lịch bất kỳ lúc nào qua nút “Xem lịch đặt”.
Bước 6: Đi khám và chụp đủ giấy tờ
Đến đúng phòng khám đã đặt, theo ngày giờ đã được xác nhận. Trong lúc khám, đừng quên chụp ảnh rõ nét, không cắt xén các giấy tờ sau:
- Toa thuốc bác sĩ kê.
- Phiếu khám bệnh (đầy đủ thông tin: họ tên, ngày khám, tên phòng khám).
- Bảng hiệu hoặc quầy lễ tân của phòng khám.
- Kiểm tra họ tên và số điện thoại trên phiếu khám có khớp với thông tin đặt lịch trên Circa để tránh bị từ chối hồ sơ.
Bước 7: Gửi yêu cầu hoàn phí và nhận tiền
Sau khi khám xong, thực hiện theo 3 bước:
- Chờ Circa xác nhận lịch khám chuyển sang trạng thái “Đã hoàn tất”.
- Vào mục “Hoàn phí khám” (từ màn hình đặt lịch thành công, hoặc nút “Yêu cầu hoàn phí” trên trang Phòng khám chuyên khoa) → tải ảnh giấy tờ và nhập số tài khoản ngân hàng nhận tiền.
- Nhận hoàn phí tối đa 150.000đ vào tài khoản ngân hàng sau khi hồ sơ được duyệt (thường trong 2–5 ngày làm việc theo thông báo trên Circa).
Nhớ gửi yêu cầu trong vòng 7 ngày kể từ ngày khám – quá thời hạn này hồ sơ sẽ không được xử lý.
Những lưu ý về hồ sơ hoàn phí
- Sau khi nộp hồ sơ hoàn tiền khám bệnh lên hệ thống Circa, Circa sẽ tiến hành duyệt hồ sơ hoặc từ chối trong vòng 48h.
- Trường hợp thông tin khách hàng không đầy đủ, khách hàng cần cung cấp lại cho Circa trong vòng 48h kể từ nhận được thông báo cung cấp thêm thông tin từ Circa.
Cơ chế nhắc bổ sung hồ sơ
+ Lần 1: Circa gọi điện yêu cầu khách hàng bổ sung thông tin/chứng từ còn thiếu.
+ Lần 2: Circa gọi điện nhắc lại nếu khách hàng chưa phản hồi.
+ Circa Thông báo lần cuối và đóng yêu cầu nếu khách hàng vẫn không phản hồi trong thời hạn bổ sung. - Các yêu cầu về chứng từ
+ Ảnh phải rõ nét, không bị cắt xén, chỉnh sửa hoặc thiếu góc - Các trường hợp Circa từ chối hồ sơ:
+ Sai phòng khám (không thuộc danh sách áp dụng)
+ Không tìm thấy lịch sử đăng ký
+ Giấy tờ có dấu hiệu chỉnh sửa / giả mạo
+ Khách đăng ký lịch khám trên Circa sau thời gian khám.
+ Số điện thoại không khớp với thông tin đăng ký
+ Họ và tên không khớp với thông tin đăng ký.
+ Quá hạn gửi thông tin sau 7 ngày kể từ khi lịch đăng ký khám chuyển trạng thái sang ” Đã đến khám”.
+ Khách hàng không cung cấp đủ thông tin giấy tờ yêu cầu khi CSKH yêu cầu.
+ Yêu cầu hoàn tiền bị trùng lặp.
