1. MỤC ĐÍCH

Chính Sách này được ban hành nhằm hỗ trợ Đối Tác thu hồi Sản Phẩm chậm luân chuyển (còn tồn kho lâu ngày, chưa bán ra) một cách minh bạch, thống nhất và có thể kiểm soát; đồng thời bảo đảm Sản Phẩm được thu hồi đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, đủ điều kiện nhập kho và có thể tiếp tục lưu thông.

Kể từ Ngày Có Hiệu Lực, Chính Sách này thay thế Thông báo số 0414/CIRCA/TB/2026 ngày 14/04/2026 (“Chính sách trả hàng 45 ngày“) và mọi văn bản, hướng dẫn trước đây có nội dung trái với Chính Sách này. Yêu cầu đã được chấp thuận trước Ngày Có Hiệu Lực được xử lý theo quy định chuyển tiếp do Circa thông báo.

Chính Sách này là Chính Sách Hỗ Trợ Thu Hồi Sản Phẩm chậm luân chuyển được dẫn chiếu tại Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh ký giữa Circa và Đối Tác, và là một phần của bộ chính sách áp dụng cho Hệ Thống Circa theo Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh.

2. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

2.1 Chính Sách này chỉ điều chỉnh việc Circa thu hồi Sản Phẩm vì lý do thương mại hoặc quản trị tồn kho của Đối Tác. Trường hợp giao sai, giao thiếu, hư hỏng trong giao nhận ban đầu, lỗi chất lượng hoặc thu hồi bắt buộc theo yêu cầu chuyên môn thuộc phạm vi xử lý riêng của Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn/Bên Liên Kết hoặc nhà cung cấp, không thuộc Chính Sách này.

2.2 Chính Sách áp dụng đối với Đối Tác có Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh còn hiệu lực với Circa, đối với Sản Phẩm mua qua Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn và đáp ứng đầy đủ điều kiện quy định tại Điều 4

2.3 Chính Sách không áp dụng đối với tổ chức, cá nhân mua hàng qua Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn nhưng không thuộc Hệ Thống Circa, kể cả khi Circa đã từng hỗ trợ trong giao dịch trước đây.

2.4 Việc thu hồi chỉ được xác lập đối với số lượng và giá trị được Circa xác nhận tại Xác Nhận Thu Hồi Cuối Cùng (Điều 7). Việc Sản Phẩm đáp ứng Điều 4 không đồng nghĩa Circa đương nhiên có nghĩa vụ thu hồi.

3. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Thuật ngữ	Định nghĩa
Chính Sách	Là văn bản này (Chính Sách Hỗ Trợ Thu Hồi Sản Phẩm Chậm Luân Chuyển Từ Hệ Thống Circa), bao gồm nội dung chính và Phụ Lục 01, Phụ Lục 02 đính kèm; được áp dụng cùng các Thông báo chương trình theo Điều 10 và mọi sửa đổi, bổ sung hợp lệ theo Điều 13.
Circa	CÔNG TY TNHH CIRCA PHARMACY (mã số doanh nghiệp 0317045088) – bên hỗ trợ thu hồi Sản Phẩm, trừ khi văn bản phê duyệt quy định pháp nhân khác.
Đối Tác	Có ý nghĩa như định nghĩa “Đối Tác” tại Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh — là bên ký Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh còn hiệu lực với Circa, đứng tên Nhà Thuốc/Quầy Thuốc thuộc Hệ Thống Circa và đáp ứng điều kiện Chính Sách.
Hợp Đồng	Hợp đồng hợp tác kinh doanh đã ký giữa Circa và Đối Tác.
Hệ Thống Circa	Tập hợp các Nhà Thuốc/Quầy Thuốc trực thuộc Circa và hợp tác kinh doanh với Circa theo Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh, được vận hành theo tiêu chuẩn nhận diện thương hiệu, quy trình và chính sách chung do Circa xây dựng.
Bên Liên Kết / Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn	Có ý nghĩa như định nghĩa tại Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh. Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn do Bên Liên Kết vận hành, là kênh Đối Tác đặt mua Sản Phẩm. Bên Liên Kết không phải bên thu hồi và không nhận lại Sản Phẩm trong bất kỳ trường hợp nào; Bên Liên Kết có thể ghi nhận Khuyến Mại Mua Hàng do Circa tài trợ theo Điều 9 nhưng không phải bên chịu nghĩa vụ thanh toán cho Đối Tác.
Sản Phẩm	Có ý nghĩa như định nghĩa tại Hợp Đồng; là sản phẩm Đối Tác đã đặt mua qua Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn, có thông tin đơn hàng, SKU, số lô, hạn sử dụng phù hợp chứng từ/hệ thống.
CIRCA PMS	Có ý nghĩa như định nghĩa tại Hợp Đồng – phần mềm quản lý bán hàng do Circa cung cấp để Đối Tác nhập liệu, cập nhật giao dịch tại Nhà Thuốc.
Website Circa	Có ý nghĩa như định nghĩa tại Hợp Đồng – trang thông tin điện tử chính thức của Circa, nơi công bố chính sách, hướng dẫn, thông báo áp dụng cho Hệ Thống Circa.
Giao Hàng Thành Công	Thời điểm đơn hàng được ghi nhận giao thành công trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn hoặc chứng từ giao nhận được Circa chấp thuận.
Yêu Cầu Hợp Lệ	Yêu cầu gửi đúng kênh và có đủ thông tin tối thiểu theo Điều 7, trong Thời Hạn Áp Dụng tại Điều 4.1.
Giá Cơ Sở/ Giá Trị Thu Hồi/ Phí Thu Hồi	Xác định theo Điều 6.
Khuyến Mại Mua Hàng	Khoản khuyến mại mua hàng dưới hình thức voucher, do Circa tài trợ tương ứng Giá Trị Thu Hồi được chấp thuận và do Bên Liên Kết ghi nhận vào tài khoản của Đối Tác trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn theo chỉ định của Circa để thanh toán đơn hàng mới; là hình thức thanh toán mặc định của Giá Trị Thu Hồi theo Điều 9.
Chương Trình Đặc Biệt	Chương trình khai trương, trải nghiệm danh mục/sản phẩm mới hoặc hỗ trợ kinh doanh đặc biệt được Circa phê duyệt và thông báo riêng theo Điều 10.
Ngày/ Ngày Làm Việc	“Ngày” là ngày dương lịch; “Ngày Làm Việc” không gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ, trừ khi thông báo chương trình quy định khác.

4. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG

Sản Phẩm chỉ được xem xét thu hồi khi đáp ứng đồng thời cả 03 điều kiện dưới đây. Việc đáp ứng đủ 03 điều kiện không đồng nghĩa Circa đương nhiên chấp thuận thu hồi; yêu cầu chỉ được chấp thuận sau khi kiểm tra thực tế và được xác nhận theo Điều 7.

4.1 Thời hạn sử dụng

Thời Hạn Áp Dụng được tính liên tục từ thời điểm Giao Hàng Thành Công đến thời điểm Circa ghi nhận Yêu Cầu Hợp Lệ. Phí Thu Hồi tương ứng như sau:

Thời hạn kể từ thời điểm Giao Hàng Thành Công	Phí Thu Hồi	Kết quả/ Giá Trị Thu Hồi
Từ 0 đến hết ngày thứ 05	0%	Circa thu hồi tương đương 100% Giá Cơ Sở
Trên 05 đến hết ngày thứ 45	10%	Circa thu hồi tương đương 90% Giá Cơ Sở
Trên 45 đến hết ngày thứ 90	15%	Circa thu hồi tương đương 85% Giá Cơ Sở
Trên 90 ngày	Không áp dụng	Không thu hồi, trừ Chương Trình Đặc Biệt (Điều 10)

Yêu cầu thiếu thông tin cốt lõi theo Điều 7 hoặc gửi sai kênh chưa được xem là Yêu Cầu Hợp Lệ và chưa bắt đầu tính thời hạn theo quy định tại Điều này.

4.2 Điều kiện về hạn sử dụng

Tại thời điểm Circa ghi nhận Yêu Cầu Hợp Lệ, hạn sử dụng còn lại của Sản Phẩm phải lớn hơn 12 tháng. Hàng cận hạn hoặc hàng còn đúng 12 tháng trở xuống không thuộc phạm vi Chính Sách này (xem thêm Điều 5).

4.3 Tiêu chuẩn nhập kho

Sản Phẩm phải đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn sau, chi tiết theo Phụ Lục 01:

(a)	Chưa qua sử dụng, còn nguyên số lượng, thể tích, phụ kiện và tài liệu theo quy cách ban đầu.
(b)	Bao bì, hộp, tem, nhãn, tem phụ còn đầy đủ, rõ ràng, không bị tẩy xóa hoặc che khuất thông tin bắt buộc.
(c)	Niêm phong còn nguyên vẹn; không có dấu hiệu mở, rách, thủng, thấm ướt hoặc nhiễm bẩn.
(d)	Được bảo quản liên tục đúng điều kiện ghi trên nhãn và hướng dẫn của nhà sản xuất.
(e)	Có đầy đủ chứng từ, khả năng truy xuất nguồn gốc (đơn hàng, SKU, số lô) và hóa đơn/chứng từ hợp lệ.
(f)	Thuộc danh mục Circa và kho nhận được phép mua, lưu trữ, phân phối theo quy định pháp luật và giấy phép liên quan.

5. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG ÁP DỤNG HOẶC BỊ TỪ CHỐI

Circa từ chối một phần hoặc toàn bộ yêu cầu khi thuộc một trong các nhóm trường hợp sau:

Nhóm	Trường hợp	Căn cứ / Tiêu chí từ chối
A. Thời hạn & phạm vi	Yêu cầu gửi sau 90 ngày kể từ Giao Hàng Thành Công	Không thuộc Thời Hạn Áp Dụng tại Điều 4.1, trừ Chương Trình Đặc Biệt
	Hàng cận hạn hoặc hạn sử dụng còn lại ≤ 12 tháng	Không đáp ứng Điều 4.2
	Bên yêu cầu không thuộc Hệ Thống Circa	Không đáp ứng Điều 2.1–2.2
B. Hồ sơ & nguồn gốc	Không truy xuất được nguồn gốc; sai SKU/số lô/hạn sử dụng/quy cách; nghi ngờ tráo đổi	Không đáp ứng Điều 4.3(e)
	Không cung cấp đủ dữ liệu, không bàn giao đúng hạn, hoặc hàng thực nhận khác khai báo	Không đáp ứng Điều 7
	Không thể phát hành hóa đơn/chứng từ hợp lệ và không có phương án được Circa chấp thuận	Không đáp ứng Điều 4.3(e) và Điều 6.4
C. Tình trạng Sản Phẩm (chi tiết tại Phụ lục 01)	Đã qua sử dụng, mở niêm phong, thiếu số lượng/phụ kiện	Không đáp ứng Điều 4.3(a)/(c)
	Bao bì/nhãn rách, thủng, ướt, bẩn không xử lý được, móp nặng, che khuất thông tin	Không đáp ứng Điều 4.3(b)/(c)
	Biến đổi màu sắc, hình dạng, mùi hoặc có dấu hiệu bất thường khác	Không đáp ứng Điều 4.3(a)
	Không chứng minh được điều kiện bảo quản bắt buộc (hàng lạnh, kiểm soát nhiệt độ…)	Không đáp ứng Điều 4.3(d)
	Hàng nhập khẩu thiếu tem nhãn phụ hợp lệ	Không đáp ứng Điều 4.3(b), trừ khi Circa chấp thuận trước
	Hàng tặng, hàng mẫu, khuyến mại không thu tiền hoặc phần giá trị Đối Tác không thực tế thanh toán	Không có Giá Cơ Sở theo Điều 6.1, trừ Chương Trình Đặc Biệt
	Hàng lạnh/kiểm soát nhiệt độ, hàng đặt/sản xuất riêng, thuốc kiểm soát đặc biệt chưa được duyệt trước	Không đáp ứng Điều 4.3(f)
D. Hành vi & phạm vi khác	Có dấu hiệu gian lận, lạm dụng, đặt hàng vượt nhu cầu để chuyển rủi ro tồn kho	Xử lý theo Điều 12
	Giao sai, giao thiếu, lỗi chất lượng từ giao dịch ban đầu hoặc thu hồi bắt buộc theo yêu cầu chuyên môn	Không thuộc phạm vi Chính Sách này (Điều 2); chuyển sang quy trình của Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn/Bên Liên Kết/nhà cung cấp
Đ. Đóng gói khi bàn giao (chi tiết tại Phụ Lục 02)	Đóng gói không đúng quy cách khi bàn giao Sản Phẩm trả hàng cho Circa/đơn vị vận chuyển	Không đáp ứng Điều 8.1; xử lý theo Phụ Lục 02 và Điều 8.4

6. GIÁ TRỊ THU HỒI VÀ GIÁ TRỊ HOÀN TRẢ

6.1 Giá Cơ Sở là số tiền Đối Tác thực tế đã thanh toán hoặc có nghĩa vụ thanh toán cho Sản Phẩm sau chiết khấu, khuyến mại, voucher và các khoản giảm trừ khác; không bao gồm giá trị hàng tặng, hàng mẫu hoặc phần Đối Tác không thực tế thanh toán.

6.2 Công thức: Giá Trị Thu Hồi = Giá Cơ Sở × (1 − Phí Thu Hồi tại Điều 4.1) − chi phí/khấu trừ hợp lệ phát sinh trực tiếp trong quan hệ giữa Đối Tác và Circa theo Chính Sách này (nếu có). Chi phí/khấu trừ nêu trên không bao gồm bất kỳ công nợ nào của Đối Tác với Bên Liên Kết hoặc bên thứ ba.

6.3 Phí Thu Hồi là thành phần xác định giá trị thu hồi, không phải phí dịch vụ Circa cung cấp cho Đối Tác; Circa không phát hành hóa đơn dịch vụ cho khoản phí này.

6.4 Đối Tác phải xuất hóa đơn điện tử hoặc chứng từ hợp pháp phản ánh đúng Giá Trị Thu Hồi tại thời điểm chuyển quyền sở hữu. Loại hóa đơn và nguyên tắc ghi nhận cụ thể theo từng loại hình Đối Tác (doanh nghiệp kê khai khấu trừ, hộ kinh doanh hoặc trường hợp đặc thù) thực hiện theo quy trình Tài chính – Kế toán hiện hành của Circa.

6.5 Số tiền được làm tròn đến đồng Việt Nam theo quy tắc hệ thống.

6.6 Chương Trình Đặc Biệt có thể quy định tỷ lệ hoặc cách xác định giá khác, nhưng phải nằm trong ngân sách đã phê duyệt và được nêu rõ trong thông báo chương trình (Điều 10 của Chính Sách).

7. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ

Đối Tác gửi yêu cầu qua CIRCA PMS, biểu mẫu điện tử hoặc kênh vận hành chính thức do Circa công bố, khai đầy đủ thông tin tối thiểu: Đối Tác, đơn hàng/PO, ngày Giao Hàng Thành Công, sản phẩm/SKU/số lô/hạn sử dụng/số lượng, loại Sản Phẩm đề nghị thu hồi và tài khoản trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn nhận Khuyến Mại Mua Hàng theo Điều 9. Hình ảnh không bắt buộc khi tạo yêu cầu; Circa có quyền yêu cầu bổ sung trước khi xác nhận.

Bước	Nội dung	Thực hiện	SLA mục tiêu
1	Gửi Yêu Cầu Hợp Lệ	Đối Tác	–
2	Kiểm tra thời hạn, nguồn gốc, hạn mức, chương trình	Circa	02 Ngày Làm Việc
3	Xác nhận sơ bộ danh mục, Phí thu hồi, hướng dẫn bàn giao (chưa phải chấp thuận cuối cùng)	Circa	01 Ngày Làm Việc
4	Đóng gói và bàn giao theo Điều 8	Đối Tác	–
5	Kiểm đếm, đối chiếu SKU/số lô/hạn dùng/ngoại quan/bảo quản tại kho	Circa	05 Ngày  Làm Việc
6	Phát hành Xác Nhận Thu Hồi Cuối Cùng – căn cứ ghi nhận, xác định giá và thời điểm chuyển quyền sở hữu	Circa	02 Ngày  Làm Việc
7	Xuất hóa đơn, thanh toán/cấn trừ theo Điều 9, đối soát và đóng yêu cầu	Đối Tác/ Circa	10 Ngày Làm Việc kể từ khi đủ hồ sơ

SLA nêu trên là mục tiêu vận hành, có thể được điều chỉnh khi phải xác minh chất lượng/bảo quản, xử lý chênh lệch số lượng hoặc chờ hồ sơ bổ sung từ Đối Tác.

8. ĐÓNG GÓI, VẬN CHUYỂN VÀ CHUYỂN QUYỀN SỞ HỮU

8.1 Đối Tác chỉ đóng gói sau khi nhận xác nhận sơ bộ tại Bước 3, Điều 7. Trừ khi có hướng dẫn khác, mỗi kiện không vượt quá 60 × 60 × 60 cm và 20 kg; không dùng túi nylon làm bao bì vận chuyển chính; không dán băng keo/nhãn vận chuyển trực tiếp lên bao bì thương mại của sản phẩm. Đối Tác thực hiện đóng gói theo đúng quy cách chi tiết tại Phụ Lục 02; kiện hàng không đáp ứng Phụ Lục 02 bị xử lý theo Điều 5 (Nhóm Đ) và Điều 8.4.

8.2 Đối Tác chịu trách nhiệm đối với hư hỏng, mất mát hoặc giảm giá trị do đóng gói sai, khai báo sai hoặc bàn giao không đúng hướng dẫn; chi phí phát sinh có thể bị khấu trừ theo Điều 6.2.

8.3 Việc Circa/đơn vị vận chuyển tiếp nhận kiện hàng chỉ nhằm mục đích kiểm tra, không đồng nghĩa Sản Phẩm đã được thu hồi. Rủi ro và quyền sở hữu chỉ chuyển sang Circa tại thời điểm phát hành Xác Nhận Thu Hồi Cuối Cùng (Bước 6, Điều 7).

8.4 Nếu Sản Phẩm không đạt điều kiện sau kiểm tra, Circa thông báo kết quả; Đối Tác nhận lại trong thời hạn thông báo và chịu chi phí liên quan, trừ thỏa thuận khác. Nếu quá hạn, Circa có quyền lưu kho có tính phí, chuyển hoàn hoặc xử lý phù hợp với tính chất Sản Phẩm và quy định pháp luật.

9. HÌNH THỨC THANH TOÁN

9.1 Giá Trị Thu Hồi được tất toán toàn bộ (100%) theo một trong các hình thức sau: (a) “Thanh Toán Bằng Khuyến Mại Mua Hàng” theo Điều 9.2 – là hình thức mặc định; hoặc (b) Circa chuyển khoản trực tiếp hoặc cấn trừ theo Điều 9.3, chỉ áp dụng khi được Circa chấp thuận bằng văn bản.

9.2 Đối với Thanh Toán Bằng Khuyến Mại Mua Hàng:

• Sau khi phát hành Xác Nhận Thu Hồi Cuối Cùng, Circa chốt Giá Trị Thu Hồi theo Điều 6;
• Circa cấp Khuyến Mại Mua Hàng bằng 100% Giá Trị Thu Hồi, do Circa tài trợ; Bên Liên Kết ghi nhận Khuyến Mại Mua Hàng vào tài khoản của Đối Tác trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn theo chỉ định;
• Nghĩa vụ thanh toán đối với Đối Tác luôn thuộc về Circa; việc Bên Liên Kết ghi nhận Khuyến Mại Mua Hàng chỉ là thao tác kỹ thuật theo chỉ định của Circa và Đối Tác, không làm Bên Liên Kết trở thành bên có nghĩa vụ thanh toán;
• Nếu Khuyến Mại Mua Hàng không được ghi nhận, ghi nhận sai hoặc bị hủy/đảo ngược, Circa vẫn có nghĩa vụ thanh toán cho Đối Tác cho đến khi xử lý hoàn tất.

9.3 Cấn trừ chỉ thực hiện khi Circa và Đối Tác đồng thời có nghĩa vụ đến hạn trực tiếp với nhau và có biên bản đối soát/cấn trừ hợp lệ; không áp dụng cấn trừ ba bên nếu nghĩa vụ không đối ứng trực tiếp giữa Circa và Đối Tác.

9.4 Khi Đối Tác đặt đơn hàng mới trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn, Khuyến Mại Mua Hàng được sử dụng để thanh toán đơn hàng mới theo điều kiện sử dụng đã công bố; việc sử dụng Khuyến Mại Mua Hàng không làm giảm giá trị sản phẩm trên hóa đơn của đơn hàng mới, trừ trường hợp là chiết khấu/khuyến mại của chính đơn hàng đó theo quy định pháp luật.

9.5 Hồ sơ, chứng từ và hạch toán chi tiết cho từng phương thức thanh toán thực hiện theo quy trình Tài chính – Kế toán hiện hành của Circa.

10. CHƯƠNG TRÌNH ĐẶC BIỆT

10.1 Circa có thể áp dụng thời hạn, tỷ lệ, danh mục, hạn mức hoặc điều kiện riêng cho chương trình khai trương, trải nghiệm danh mục/sản phẩm mới hoặc hỗ trợ kinh doanh theo từng thời kỳ.

10.2 Chương Trình Đặc Biệt chỉ có hiệu lực khi: được cấp có thẩm quyền phê duyệt; có ngân sách; Đối Tác và Sản Phẩm thuộc danh sách được xác nhận; còn hạn mức; và đáp ứng điều kiện pháp lý/chuyên môn liên quan. Chương trình không tạo thành quyền mặc nhiên của mọi Đối Tác và không áp dụng hồi tố, trừ khi văn bản phê duyệt quy định khác.

10.3 Việc tham gia được xác nhận qua email, CIRCA PMS/tài khoản đối tác, biểu mẫu đăng ký điện tử hoặc PO/đơn hàng gắn mã chương trình — không bắt buộc ký phụ lục riêng với từng Đối Tác.

10.4 Nội dung không được chương trình quy định riêng vẫn áp dụng theo Chính Sách này. Chương Trình Đặc Biệt tự hết hiệu lực khi hết thời gian, hạn mức hoặc ngân sách, tùy thời điểm nào đến trước; sau đó Đối Tác tự động quay về áp dụng Chính Sách thông thường mà không cần ký thêm văn bản nào khác.

11. QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CÁC BÊN

Đối Tác

Circa và Bên Liên Kết

Bảo đảm quyền sở hữu hợp pháp và thông tin trung thực, có khả năng truy xuất; bảo quản Sản Phẩm đúng điều kiện đến khi chuyển quyền sở hữu; không tráo đổi, sử dụng hoặc can thiệp bao bì, tem nhãn, số lô, hạn sử dụng. Phối hợp kiểm tra, đối soát, xuất hóa đơn và nhận lại Sản Phẩm bị từ chối theo Điều 8.4; chịu chi phí/khấu trừ phát sinh do lỗi của mình. Chịu trách nhiệm về thông tin tài khoản trên Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn nhận Khuyến Mại Mua Hàng. Không yêu cầu Bên Liên Kết điều chỉnh hóa đơn bán ban đầu hoặc coi Khuyến Mại Mua Hàng là giảm giá sản phẩm của giao dịch khác.

Circa tiếp nhận, kiểm tra và xử lý Yêu Cầu Hợp Lệ khách quan, nhất quán; có quyền yêu cầu bổ sung thông tin, kiểm tra thực tế và chấp thuận toàn bộ, một phần hoặc từ chối. Circa phát hành Xác Nhận Thu Hồi Cuối Cùng và thanh toán theo phương thức đã xác nhận; có quyền điều chỉnh, tạm dừng hoặc chấm dứt chương trình, tạm ngừng áp dụng đối với Đối Tác có dấu hiệu gian lận/rủi ro chất lượng. Bên Liên Kết chỉ ghi nhận Khuyến Mại Mua Hàng khi có thỏa thuận/ủy quyền phù hợp với Circa, có quyền từ chối ghi nhận nếu hồ sơ hoặc tài khoản không hợp lệ; việc từ chối không làm chấm dứt nghĩa vụ thanh toán của Circa đối với Đối Tác. Bên Liên Kết bảo đảm ghi nhận Khuyến Mại Mua Hàng tách biệt với doanh thu bán hàng của Bên Liên Kết và cung cấp xác nhận ghi nhận cho Đối Tác và Circa.

12. KHIẾU NẠI VÀ PHÒNG CHỐNG GIAN LẬN

12.1 Đối Tác gửi khiếu nại qua kênh chính thức trong 05 Ngày Làm Việc kể từ khi nhận thông báo kết quả kiểm tra/đối soát, kèm nội dung và chứng cứ. Quá hạn được xem là đã chấp thuận, trừ khi pháp luật quy định khác. Khi có khác biệt, dữ liệu hệ thống, biên bản kiểm nhận và chứng từ có khả năng truy xuất được ưu tiên áp dụng.

12.2 Circa có quyền tạm dừng xử lý/thanh toán, yêu cầu xác minh, từ chối, thu hồi ưu đãi, khấu trừ thiệt hại hoặc khóa quyền tham gia khi có dấu hiệu: đặt hàng vượt nhu cầu để chuyển rủi ro tồn kho; lặp lại hoặc chia nhỏ yêu cầu bất thường; cung cấp thông tin/chứng từ không chính xác hoặc tráo đổi Sản Phẩm; can thiệp bao bì, nhãn, số lô, hạn sử dụng, niêm phong; lợi dụng Chương Trình Đặc Biệt vượt phạm vi được duyệt; hoặc tạo/sử dụng hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch.

13. HIỆU LỰC VÀ SỬA ĐỔI

13.1 Chính Sách có hiệu lực từ Ngày Có Hiệu Lực ghi tại trang đầu, sau khi được rà soát và phê duyệt đầy đủ theo mục “XÁC NHẬN SOẠN THẢO VÀ PHÊ DUYỆT” tại trang đầu, và được công bố tại Website Circa hoặc kênh điện tử chính thức khác của Circa.

13.2 Việc ký xác nhận tại mục “XÁC NHẬN SOẠN THẢO VÀ PHÊ DUYỆT” thể hiện: các bộ phận có thẩm quyền của Circa đã soạn thảo, rà soát và thống nhất toàn bộ nội dung Chính Sách trong phạm vi chức năng của mình; và Người Đại Diện Theo Pháp Luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ của Circa đã phê duyệt ban hành. Nội dung đã ký là căn cứ áp dụng thống nhất và cuối cùng giữa các bộ phận liên quan; các ý kiến khác với nội dung đã ký được xem là đã được trao đổi, giải quyết xong trước khi ban hành và không làm phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp nội bộ về sau.

13.3 Mọi sửa đổi, bổ sung hoặc ngoại lệ đối với Chính Sách phải được lập thành văn bản, được các bộ phận, cấp có thẩm quyền liên quan rà soát, xác nhận và phê duyệt trước khi áp dụng; phiên bản hiện hành tiếp tục áp dụng cho đến khi phiên bản mới có hiệu lực, trừ khi pháp luật hoặc cấp có thẩm quyền của Circa quy định khác bằng văn bản.

PHỤ LỤC 01- TIÊU CHUẨN KIỂM TRA SẢN PHẨM THU HỒI

Phụ lục này cụ thể hóa tiêu chuẩn nhập kho tại Điều 4.3. Quy cách đóng gói khi Đối Tác bàn giao Sản Phẩm trả hàng được quy định riêng tại Phụ Lục 02. Circa có thể cập nhật tiêu chuẩn kỹ thuật theo đặc tính sản phẩm, yêu cầu nhà sản xuất, kho và quy định chuyên môn hiện hành.

Tiêu chí	Có thể xem xét nhập kho	Bị từ chối
Bao bì/ hộp	Móp nhẹ, không quá 2 cm, tối đa 01 vết, không ảnh hưởng nhãn	Móp trên 2 cm, nhiều vết, biến dạng hộp hoặc ảnh hưởng nhãn/niêm phong
Niêm phong	Trầy bề mặt nhẹ, niêm phong còn nguyên vẹn và còn hiệu lực	Rách, thủng, bong, tróc hoặc mất hiệu lực tại bất kỳ vị trí nào
Nhãn/ tem	Trầy xước nhẹ, không rõ ở khoảng cách 40 cm, không mất thông tin	Trầy rõ ở khoảng cách 40 cm; mất/không đọc được thông tin nhãn; hàng nhập khẩu thiếu tem phụ hợp lệ
Vệ sinh bề mặt	Vết bẩn/tem giá có thể lau sạch hoặc tháo gỡ hoàn toàn, không ảnh hưởng ngoại quan	Ướt, loang/xỉn màu, dính mực/dầu/keo hoặc vật thể không thể làm sạch
Tình trạng sản phẩm	–	Đã qua sử dụng, biến đổi màu sắc/hình dạng/mùi, thiếu số lượng/thể tích/phụ kiện/tài liệu
Định danh sản phẩm	–	Sai sản phẩm/SKU/quy cách hoặc thông tin không phù hợp đơn hàng/hệ thống
Bảo quản	Bao bì đặc thù được QA xác nhận không ảnh hưởng chất lượng sản phẩm	Không chứng minh được điều kiện bảo quản bắt buộc (hàng lạnh/kiểm soát nhiệt độ thiếu dữ liệu)
Hạn sử dụng	–	Còn lại không quá 12 tháng hoặc không phù hợp dữ liệu hệ thống (Điều 4.2)

PHỤ LỤC 02-QUY CÁCH ĐÓNG GÓI KHI BÀN GIAO SẢN PHẨM TRẢ HÀNG

Phụ lục này cụ thể hóa nghĩa vụ đóng gói của Đối Tác khi bàn giao Sản Phẩm trả hàng cho Circa hoặc đơn vị vận chuyển theo Điều 8.1 của Chính Sách. Phụ Lục này độc lập với Phụ Lục 01: việc đóng gói đáp ứng Phụ Lục này không đồng nghĩa Sản Phẩm đáp ứng tiêu chuẩn tình trạng tại Phụ Lục 01, và ngược lại. Kiện hàng không đáp ứng Phụ Lục này bị xử lý theo Điều 5 (Nhóm Đ) và Điều 8.4 của Chính Sách. Circa có thể cập nhật quy cách đóng gói theo yêu cầu vận hành, kho vận hoặc đơn vị vận chuyển tại từng thời điểm.

1. Nguyên tắc chung

• Sản Phẩm trả về phải được đóng gói chắc chắn, an toàn trong quá trình vận chuyển, đóng thành khối vuông vắn, chèn chặt để có thể xếp chồng lên nhau mà không ảnh hưởng đến Sản Phẩm bên trong.
• Cách đóng gói không được gây nguy hiểm cho nhân viên tiếp nhận hàng, không làm hư hỏng hoặc ảnh hưởng đến các kiện hàng khác trong quá trình vận chuyển, đồng kiểm.
• Kiện hàng phải thể hiện rõ, dễ nhận biết nội dung bên ngoài khi Circa có yêu cầu, và có thể mở ra để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Đối với Sản Phẩm có hình dạng đặc biệt, góc cạnh nhọn hoặc kích thước cồng kềnh, Đối Tác sử dụng thêm vật liệu bao gói phù hợp để che chắn các cạnh sắc, nhọn, hạn chế hư hỏng do va chạm.

2. Vật liệu đóng gói

• Bao bì, hộp đóng gói: sử dụng thùng carton theo đúng quy cách nhận hàng ban đầu của Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn; không sử dụng bao bì nylon để chứa hàng; không sử dụng thùng quá khổ so với Sản Phẩm.
• Vật liệu gói bọc trực tiếp Sản Phẩm: giấy mềm, màng bọt khí (túi khí), mút xốp, bọt xốp.
• Vật liệu chèn, đệm: hạt xốp, xốp vụn, giấy vụn hoặc vật liệu tương đương, dùng để lấp đầy khoảng trống giữa Sản Phẩm và thùng, hạn chế xê dịch, rung lắc trong quá trình vận chuyển.
  
  

Hình 1 – Một số vật liệu đóng gói tham khảo

3. Quy cách đóng gói theo từng loại Sản Phẩm

Ngoài nguyên tắc chung tại Mục 1 và Mục 2, Đối Tác đóng gói Sản Phẩm theo quy cách tương ứng với từng loại hàng hóa dưới đây.

Loại Sản Phẩm	Yêu Cầu Đóng Gói
Hàng dễ vỡ (chai, lọ thủy tinh, ống tiêm, ống thuốc…)	Bọc kín Sản Phẩm bằng túi nylon hoặc màng bọc, gia cố bằng băng keo; bọc thêm 01 lớp túi khí bên ngoài, gia cố bằng băng keo; đặt vào thùng carton, chèn xốp hoặc mút xung quanh đủ 06 mặt để tránh va chạm; dán kín thùng bằng băng keo.
Hàng dạng lỏng	Kiểm tra nắp chai, lọ bảo đảm đậy chặt/kín; cho vào túi nylon hoặc túi nhựa không hở trước khi đóng thùng; quấn vật liệu mềm có khả năng hấp thụ lực và chất lỏng; có vách ngăn hoặc vật liệu chèn giữa các sản phẩm nếu đóng nhiều chai, lọ trong cùng thùng; dán kín thùng bằng băng keo hình chữ thập; dán tem cảnh báo “Hàng dễ vỡ”, xếp hàng đúng chiều sản phẩm.
Hàng dạng hộp, dạng bột (sữa hộp, thực phẩm chức năng…)	Bọc giấy bọt khí quanh hộp sản phẩm, mỗi mặt được bọc bằng tấm bọt khí dày tối thiểu 5 cm và cách vách thùng tối thiểu 5 cm; chèn vật liệu lấp đầy khoảng trống; thùng đóng gói bảo đảm độ cứng, chống thấm, chống ẩm, không dễ móp méo do va chạm; dán kín thùng bằng băng keo hình chữ thập; dán tem cảnh báo “Hàng dễ vỡ” nếu sản phẩm có nguy cơ hư hỏng do va đập.
Hàng hóa thông thường	100% Sản Phẩm được đóng trong thùng carton, kích thước 03 chiều lớn hơn 11 cm × 15,5 cm × 7 cm (± 0,5 cm); lót vật liệu đệm dưới đáy thùng trước khi xếp hàng; nếu đóng nhiều sản phẩm trong cùng thùng, các sản phẩm phải được ngăn cách và chèn vật liệu ở giữa, lấp đầy khoảng trống kể cả tại các góc và nóc thùng; dán băng keo kín trên khe nối và dọc các cạnh hộp; hàng có trọng lượng từ 15 kg trở lên dán thêm băng keo đai hình chữ thập để tránh bục thùng.

Hình 2 – Quy cách đóng gói hàng dễ vỡ (chai, lọ thủy tinh, ống tiêm, ống thuốc…)

Hình 3 – Quy cách đóng gói hàng dạng lỏng

Hình 4 – Quy cách đóng gói hàng dạng hộp, dạng bột (sữa hộp, thực phẩm chức năng…)

Hình 5 – Quy cách đóng gói hàng hóa thông thường

Không quấn băng keo chung nhiều kiện hàng có kích thước khác nhau; trường hợp quấn chung, các kiện phải đồng kích thước và tuân thủ giới hạn về kích thước, cân nặng tại Điều 8.1 của Chính Sách (không quá 60 × 60 × 60 cm, không quá 20 kg). Không viết giá hoặc dán giá trực tiếp lên Sản Phẩm; tem giá (nếu có) phải tháo được mà không ảnh hưởng đến ngoại quan Sản Phẩm.

4. Niêm phong và dán nhãn

• Niêm phong kiện hàng nguyên vẹn theo đúng quy cách mua hàng ban đầu của Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn, không bị rách, tróc, phù hợp tiêu chuẩn niêm phong tại Phụ Lục 01.
• Không dán băng keo, tem hoặc nhãn đè lên tem của Sàn Giao Dịch Thuocsi.vn và các thông tin nhãn mác (hạn sử dụng, số lô…) của Sản Phẩm.
• Đối với Sản Phẩm dễ vỡ, dán tem cảnh báo “Hàng dễ vỡ” ở vị trí dễ quan sát bên ngoài kiện hàng.

Hình ảnh minh họa – Nên và không nên khi đóng gói

Các hình ảnh dưới đây minh họa cho nguyên tắc đóng gói tại Mục 1 đến Mục 4 của Phụ Lục này; trường hợp có khác biệt, nội dung bằng chữ tại Phụ Lục này được ưu tiên áp dụng.

Hình 6 – Ví dụ minh họa NÊN khi đóng gói

Hình 7 – Ví dụ minh họa KHÔNG NÊN khi đóng gói

5. Chế tài áp dụng

• Kiện hàng trả về không đáp ứng quy cách đóng gói tại Phụ Lục này bị xem là vi phạm Điều 8.1 của Chính Sách; Circa có quyền từ chối tiếp nhận, không thực hiện đồng kiểm và xử lý theo Điều 5 (Nhóm Đ) và Điều 8.4 của Chính Sách.
• Đối Tác chịu trách nhiệm đối với chi phí, hư hỏng, mất mát hoặc giảm giá trị Sản Phẩm phát sinh do đóng gói không đúng quy cách tại Phụ Lục này, theo Điều 8.2 của Chính Sách.